PROLIB

System Zarządzania Biblioteką PROLIB jest kompleksowym, profesjonalnym oprogramowaniem pozwalającym na pełną automatyzację procesów bibliotecznych związanych z gromadzeniem, opracowaniem, wyszukiwaniem i udostępnianiem dokumentów zapewniającym kontrolę wypożyczeń, czytelników i zbiorów, a także umożliwiającym bibliotece udostępnianie własnych katalogów (poprzez tekstowy lub graficzny moduł OPAC w sieci Internet.)

Program gwarantuje przyjazny i jednolity sposób komunikacji z użytkownikiem wspierany dodatkowo systemem podpowiedzi, pracę w architekturze klient/serwer, zachowanie międzynarodowych norm oraz standardów bibliotecznych i informatycznych, niezależność sprzętową i systemową oraz pełne zabezpieczenie systemu i bazy danych.

PROLIB jest systemem elastycznym, dzięki czemu może być wykorzystywany zarówno przez małe, jak i bardzo duże, pracujące w wieloużytkownikowych sieciach rozproszonych, biblioteki.

CECHY SYSTEMU PROLIB

Podstawową zasadą zastosowaną w systemie PROLIB jest zogniskowanie wszystkich procedur bibliotecznych, bibliograficznych i informacyjnych wokół jednej bazy danych, co powoduje, że informacja wprowadzona w jakimkolwiek miejscu systemu staje się od razu widoczna i dostępna w jego wszystkich modułach.

Wprowadzenie zmiany w jednym miejscu powoduje aktualizację informacji we wszystkich powiązanych z nią rekordach, zaś wszystkie operacje odbywają się w trybie on - line. Zastosowana zasada "kopiuj i wklej" umożliwia przy tworzeniu nowego rekordu bibliograficznego kopiowanie elementów bądź całych opisów bibliograficznych oraz danych powtarzalnych (jak np. nazwiska autorów, miejsca wydania, wydawnictwo, kraj, język hasło przedmiotowe i in.) przejmowanych ze słowników systemowych.

Powyższe cechy pozwalają bibliotece w widoczny sposób usprawnić jej organizację i zoptymalizować koszty funkcjonowania, w tym miedzy innymi:

• wyeliminować bądź znaczne uprościć pracochłonne, powtarzalne i często dublujące się w różnych działach biblioteki czynności, takie jak opracowanie formalne i rzeczowe dokumentów, akcesja, inwentaryzowanie i ubytkowanie zbiorów, drukowanie kart katalogowych, sporządzanie statystyk i zestawień, ewidencja czytelników i wypożyczeń;
• uprościć proces gromadzenia zbiorów i powiązać funkcje merytoryczne z obsługą finansowo - księgową, co umożliwia zarówno racjonalne planowanie, kontrolę i analizę wydatków, jak i dostosowanie profilu gromadzenia zbiorów do potrzeb czytelników;
• skrócić drogę książki od momentu jej zakupu do momentu udostępnienia czytelnikom, z równoczesnym umożliwieniem obserwacji wszystkich etapów tej drogi, co daje - zarówno bibliotekarzom, jak i użytkownikom - szybką informację o zakupie i dostępności poszukiwanego dokumentu;
• udostępniać informacje o zbiorach własnych biblioteki, z równoczesną informacją zwrotną o dostępności poszczególnych egzemplarzy oraz możliwością zachowania, wydrukowania w postaci zestawienia bibliograficznego lub przesłania na własne konto e-mailowe, wyników poszukiwań;
• skrócić czas obsługi czytelników i uwolnić bibliotekarzy od czynności związanych z zamawianiem i rezerwacją książek, ich poszukiwaniem bezpośrednio na półkach i w magazynach oraz rejestracją wypożyczenia i sporządzaniem statystyk.

BEZPIECZEŃSTWO I OTWARTOŚĆ

Zastosowanie relacyjnej bazy danych Progress oraz środowiska projektowego Progress WebSpeed zapewniło dużą wydajność i skalowalność systemu, spójność i bezpieczeństwo danych, możliwość bezproblemowego przenoszenia systemu pomiędzy wieloma platformami sprzętowymi i systemowymi, co przekłada się bezpośrednio na komfort pracy i poczucie bezpieczeństwa użytkownika systemu, gdyż:

• nieuprawniony użytkownik nie może spowodować w systemie i bazie danych żadnych zmian (zastosowano wielostopniowy system zabezpieczeń);
• nie istnieje niebezpieczeństwo, że w przypadku awarii nastąpi utrata danych bądź zostaną wprowadzone niepełne lub błędne dane;
• nie istnieje niebezpieczeństwo, że wraz ze zwiększaniem ilości stanowisk pracy pojawią się problemy wydajnościowe systemu;
• w dowolnym momencie biblioteka może podjąć decyzję o zmianie platformy systemowej lub sprzętowej bez spowodowania zaburzeń w pracy systemu;
• głęboka parametryzacja systemu (zaopatrzenie go w szeroki zestaw parametrów, których wartości można zmieniać w zależności od lokalnych i aktualnych potrzeb) decyduje o jego elastyczności i uniwersalności, gdyż nie tylko jest go łatwo dostosować do potrzeb różnych bibliotek, ale ta sama biblioteka funkcjonująca w zmieniającym się otoczeniu, może dostosowywać system do swojej aktualnej sytuacji, np. rozbudowa sieci, zmiana organizacji pracy itp.

WYMAGANIA SPRZĘTOWE

Biblioteki decydujące się na informatyzację w oparciu o system PROLIB mają praktycznie nieograniczone możliwości wyboru platformy sprzętowej i systemowej, na której można zainstalować oprogramowanie. Lista maszyn zawiera komputery wszystkich liczących się producentów (SUN, HP, DEC, IBM, OPTIMUS, COMPAQ), które mogą pracować w różnych konfiguracjach i pod nadzorem różnych systemów operacyjnych (SCO UNIX, SOLARIS, HP-UX, LINUX, Windows NT i inne).

Te możliwości wyboru jakie daje system zaowocowały w praktyce wielką różnorodnością sprzętu, jego konfiguracji oraz systemów operacyjnych stosowanych przez użytkowników PROLIBA, przy czym małe biblioteki fachowe, publiczne mogą rozpoczynać pracę w systemie od wersji jednostanowiskowej na pojedynczym komputerze klasy PC, zaś duże biblioteki wybierają sprzęt, kierując się nie tylko możliwościami finansowymi, ale także potrzebą zachowania jednolitości sprzętowo-systemowej, gdyż ułatwia to administrowanie i serwisowanie sprzętu.

MODUŁY SYSTEMU PROLIB:

System PROLIB ma budowę modułową, a jego wszystkie elementy współpracują ze sobą tak, aby użytkownik mógł uniknąć podwójnych kartotek i wielokrotnego wprowadzania danych. We wszystkich modułach i zbiorach zapewnione jest łatwe edytowanie, dodawanie i usuwanie rekordów, a wszelkie zmiany dokonane w jednym rekordzie powodują odpowiednie zmiany w rekordach z nim związanych w trybie online.

Moduły podstawowe: Katalogowanie Wydawnictw, Wypożyczalnia, OPAC, Administrator pozwalają na pełną automatyzację procesów bibliotecznych. Moduły dodatkowe stanowią rozszerzenie możliwości funkcjonalnych systemu. Obecnie dostępne są następujące moduły specjalistyczne: Gromadzenie Dokumentów, Skontrum, OPAC WWW, Moduł obsługi bazy CKHW, Moduł obsługi bazy "Przewodnika Bibliograficznego Biblioteki Narodowej", Moduł obsługi bazy "Słownika Języka Haseł Przedmiotowych Biblioteki Narodowej", Moduł obsługi bazy "Słownika Okreolników Biblioteki Narodowej", Moduł obsługi bazy Biblioteki Narodowej "Czasopisma Nowe, Zawieszone, Zmieniające Tytuł", Import bazy UKD, Patenty, Normy, Starodruki, Centralny Katalog Czasopism Zagranicznych (CKCZ), Tezaurus Medyczny MeSH, konwersja baz, m.in. z programów MARC/BN, LECH, UNIKAT, SOWA, ISIS, SIB i in.

GROMADZENIE DOKUMENTÓW

Moduł ten składa się z trzech funkcjonalnie wyodrębnionych bloków obejmujących operacje związane z gromadzeniem wydawnictw zwartych, wydawnictw ciągłych i czasopism oraz zarządzaniem finansami.

Zadaniem modułu jest ułatwienie planowania i realizacji zakupów od momentu stworzenia dezyderaty (z możliwością nadania jej statusu pilności lub obowiązkowości) do momentu przekazania opisu dokumentu do księgi inwentarzowej. Umożliwia eliminację najbardziej czasochłonnych czynności związanych z prowadzeniem kartotek zamówień i ksiąg akcesji, tworzeniem i edycją monitów, reklamacji, odwołań oraz różnego rodzaju raportów i statystyk. Usprawnia zamawianie, prenumeratę i akcesję czasopism, kontrolując równocześnie terminowość wpływu kolejnych numerów. W zakresie gospodarki funduszami, moduł oferuje ich bilansowanie, kontrolę przedpłat oraz przeliczanie ceny w walutach obcych według aktualnej tabeli kursów. Umożliwia prowadzenie dowolnej ilości kont dla kooperantów. Ponadto zawiera udogodnienia adresowane dla bibliotek pedagogicznych. Usprawnia przydział zakupionych nowości na poszczególne filie poprzez wskazanie położenia (np. filia nr 5) oraz lokalizacji (np. wypożyczalnia) konkretnego egzemplarza. Odpowiedni raport przedstawia następnie tytuły, ilość egzemplarzy oraz kwotę zakupu książek przydzielonych na konkretną placówkę. Moduł umożliwia klasyfikowanie oraz wyszukiwanie fiszek wg symboli UKD, haseł przedmiotowych oraz klasyfikacji wewnętrznej, co pozwala na kształtowanie zakupu w ramach poszczególnych dziedzin wiedzy.

PROLIB daje możliwość zapisywania i aktualizacji informacji o zasobie dla wszystkich rodzajów zbiorów, utrzymywania wielu ksiąg inwentarzowych, a także generowania unikatowego kodu kreskowego dokumentu. W bogatej ofercie wydruków znajdują się: wszystkie rodzaje kart katalogowych, inwentarz, protokoły ubytków oraz szeroki zestaw statystyk i raportów.

KATALOGOWANIE

Moduł umożliwia tworzenie hierarchicznych opisów bibliograficznych wydawnictw zwartych, ciągłych i czasopism (tytuł / tom / część / zeszyt oraz tytuł / pozycja / numer / artykuł), łączenie ich z opisami inwentarzowymi oraz modyfikację wprowadzonych danych, przy czym informacje raz wprowadzone do systemu mogą być wykorzystywane we wszystkich jego modułach.

Opis dokumentu zgodny jest z PN-82/N-01151 na trzecim poziomie szczegółowości, zaś format opisu z formatem MARC i normą ISO 2709. Istnieje także możliwość tworzenia opisów wydawnictw wielotomowych na jednym poziomie. Dla opisów bibliograficznych artykułów system generuje podkatalog, który można przeszukiwać. Można także przeglądać treść artykułu (jeśli została wprowadzona) lub jego abstrakt. System umożliwia prowadzenie wielu różnych kartotek klasyfikacji, a także tworzenie i utrzymywanie (z możliwością dodawania, poprawiania i usuwania haseł) kartotek haseł wzorcowych dla osób, instytucji, imprez, haseł przedmiotowych, tytułów, serii. Dodano także możliwość powiązania rekordów bibliograficznych z hasłami Centralnej Kartoteki Haseł Wzorcowych tworzonej przez polską grupę użytkowników systemu VTLS.

MODUŁ OBSŁUGI DANYCH CKHW

Od sierpnia 1993 polskie biblioteki użytkujące system VTLS współtworzą Centralną Kartotekę Haseł Wzorcowych. Rekordy kartoteki haseł wzorcowych są podstawą poprawnie zbudowanych rekordów bibliograficznych. Kooperatywne tworzenie Kartoteki Haseł Wzorcowych gwarantuje szybki przyrost zawartości, eliminuje dublowanie pracy i zapewnia spójność danych. Funkcjonowanie centralnych kartotek haseł wzorcowych jest podstawą do pełnej wymiany danych.

Implementacja obsługi Centralnej Kartoteki Haseł Wzorcowych w rozwiązaniach bibliotecznych firmy MAX ELEKTRONIK miała za cel udostępnienie bibliotekom użytkującym system PROLIB możliwość wykorzystania rekordów CKHW, zarówno haseł formalnych, jaki i przedmiotowych w tworzeniu rekordów bibliograficznych na zasadach ogólnych i przygotowanie do udziału w projekcie NUKat.

Moduł obsługi bazy CKHW umożliwia kopiowanie haseł z synchronicznej kopii (wszelkie zmiany w bazie CKHW Biblioteki Uniwersytetu Wrocławskiego są aktualizowane w trybie online w kopii CKHW Uniwersytetu Śląskiego) Centralnej Kartoteki Haseł Wzorcowych posadowionej na serwerze Biblioteki Głównej Uniwersytetu Śląskiego do lokalnej bazy biblioteki użytkującej system PROLIB. Skopiowane hasła tworzą lokalną kartotekę haseł wzorcowych wykorzystywanych podczas opracowania formalnego i rzeczowego zbiorów w PROLIBIE (hasła główne i dodatkowe, tytuły ujednolicone i hasła przedmiotowe) oraz w innych aplikacjach bibliotecznych (Bibliografia, Starodruki).

Moduł umożliwia prezentację rekordów w wybranych szablonach wyświetlania, poprzez dostępne kreatory, tworzenie i modyfikację własnych haseł wzorcowych na użytek lokalnej khw, zmianę kolejności podpól w rekordzie w zależności od rodzaju hasła, kontrolę składni rekordu oraz jego autoryzację. W przypadku utracenia lokalnych danych (części lub wszystkich) akcja "Synchronizacja" umożliwia odtworzenie dystrybuowanych danych klienta na podstawie informacji jakie zawarte są w kopii CKHW Biblioteki Głównej Uniwersytetu Śląskiego.

Moduł umożliwia również tworzenie na podstawie dostępnych kreatorów niezależnych lokalnych haseł wzorcowych na użytek biblioteki.

WYPOŻYCZANIE

Moduł w pełni automatyzuje wszystkie czynności związane z rejestracją czytelników i dokonywanych przez nich transakcji wypożyczeń, zwrotów, prolongat i rezerwacji. Sprawdzanie wypożyczanych dokumentów i identyfikacja użytkowników jest realizowana za pomocą kodów kreskowych. System umożliwia przyznawanie grupom czytelników zróżnicowanych uprawnień, a dokumentom - różnych statusów. Dzięki analizie przeprowadzanych operacji, bibliotekarze na bieżąco otrzymują informację o pozycjach nie zwróconych w terminie wraz z wydrukiem upomnienia, automatycznie naliczoną karą i ewentualną blokadą konta. Opcja "przekazania dokumentu do / z magazynu" nie tylko umożliwia rejestrację przepływu dokumentu lub zakresu dokumentów między magazynami, a wypożyczalnią (lub innymi działami biblioteki), ale także powoduje pojawienie się w katalogu OPAC informacji o dostępności danego egzemplarza. Moduł daje możliwość zainicjowania i przeprowadzenia procesu ubytkowania książek ze względu na różne czynniki poprzez opcję "przekazania dokumentów do ubytku". Prowadzona historia wypożyczalni i aktywności czytelnika jest podstawą do tworzenia różnych raportów i statystyk, w tym także statystyki GUS dla bibliotek publicznych.

KATALOG OPAC

Moduł zapewnia szybkie i wielostronne wyszukiwanie w trybie online informacji o zasobach bez względu na typ dokumentu, z dowolnego stanowiska lokalnej sieci komputerowej, jak również poprzez sieć Internet.

Wyszukiwanie odbywa się według słów w oparciu o indeksy: tytułów, osób, instytucji, imprez, serii, krajów, haseł przedmiotowych, klasyfikacji UKD, klasyfikacji wewnętrznej biblioteki, haseł Centralnej Kartoteki Haseł Wzorcowych. W wyszukiwaniu zaawansowanym system pozwala maskować prawostronnie wyrażenia, łączyć je przy użyciu operatorów logicznych (boole'owskich), daje także możliwość ograniczania listy odpowiedzi do roku wydania, języka dokumentu lub dowolnego wyrażenia z opisu bibliograficznego, wybranego położenia w bibliotece. Z poziomu katalogu OPAC czytelnik uzyskuje informację o bieżącej dostępności wyszukanych pozycji, ma również dostęp do własnego konta z możliwością dokonywania rezerwacji, zamówien i wypożyczeń. Czytelnik logujacy się do Opaca na własne hasło ma możliwość sprawdzenia swoich danych osobowych, wyświetlenia listy dokumentów wypożyczonych, udostępnionych, zamówionych (przed wysłaniem zamówienia jak i w trakcie jego realizacji) oraz zarezerwowanych. Ponadto może zapoznać się z własną historią wszystkich wypożyczeń, zwrotów, prolongat, zamówień i rezerwacji od momentu zapisania się w bibliotece. W każdej chwili może również zmienić swoje hasło dostępu.

KATALOG OPAC WWW

OPAC WWW stanowi uzupełnienie systemu PROLIB o graficzny interfejs WWW, pozwalający na pełną obsługę złożonych transakcji i szerokie udostępnianie informacji bibliograficznej zawartej w bazie danych poprzez sieć globalną, z możliwością wyszukiwania według nieograniczonej liczby kryteriów, które użytkownik definiuje wykorzystując wszystkie indeksy systemu PROLIB, a także według warunku słownego, z pełną obsługą logiki Boole'a w zapytaniach prostych i złożonych.

Moduł umożliwia użytkownikowi przeglądanie zasobu biblioteki na poziomie inwentarza. Dzięki informacjom o odpowiednich statusach książek czytelnik posiada pełną informację o przeznaczeniu książki, jej aktualnym położeniu i możliwości zamówienia, wypożyczenia, udostępnienia bądź rezerwacji

SKONTRUM

Moduł umożliwia sprawne i szybkie przeprowadzenie inwentaryzacji posiadanych zbiorów pod warunkiem, że cały księgozbiór lub ta część, którą chcemy skontrolować, jest oklejona kodami paskowymi. Jest możliwe przeprowadzenie skontrum zarówno wydzielonej części zbiorów, jak i całego księgozbioru. Moduł przeprowadza kontrolę bez konieczności wyłączania księgozbioru z wypożyczalni.

MODUŁ OBSŁUGI DANYCH BN

Najpoważniejszym wyzwaniem dla bibliotek rozpoczynających pracę w systemie informatycznym jest szybkie napełnienie bazy, retrokonwersja i rzeczowa klasyfikacja zbiorów. Zadaniu temu można sprostać, przynajmniej częściowo, poprzez umożliwienie użytkownikom korzystania z baz danych innych bibliotek oraz implementację słowników i kartotek haseł wzorcowych.

Moduły obsługi baz Biblioteki Narodowej umożliwiają oglądanie i przejmowanie wybranych lub wszystkich rekordów do systemu PROLIB z "Przewodnika Bibliograficznego Biblioteki Narodowej" (w formacie MARC/BN lub USMARC) oraz z bazy "Czasopisma Nowe, Zawieszone, Zmieniające Tytuł".

Moduł obsługi "Słownika Języka Haseł Przedmiotowych Biblioteki Narodowej" oraz "Słownika Określników BN" w formacie USMARC (dostępny także w MARC/BN) umożliwia bieżące wykorzystywanie tej klasyfikacji, a w przypadku pojawienia się kolejnych, zmienionych wydań, także jej automatyczną aktualizację w systemie wraz ze wszystkimi powiązaniami

MODUŁ IMPORTU BAZY UKD

Moduł "Importu bazy UKD" umożliwia bieżące wykorzystywanie tej klasyfikacji w opracowaniu rzeczowym zbiorów

ADMINISTRATOR

Moduł zawiera podprogramy i pliki potrzebne dla sprawnego funkcjonowania pozostałych modułów aplikacji. Jest przeznaczony dla osób wdrażających system oraz dla osób zarządzających bazą danych. Pozwala on na edycję parametrów systemowych, definiowanie operatorów, ich grup oraz określanie praw dostępu do poszczególnych funkcji w systemie, definiowanie dowolnej liczby drukarek, tworzenie kopii zapasowej pełnej i przyrostowej w trybie on-line (dla systemu operacyjnego z pamięcią dzieloną).

MULTIOPAC

Moduł przeznaczony do jednoczesnego przeszukiwania wielu baz danych systemu PROLIB w oparciu o nowy interfejs do istniejącego modułu OPAC WWW. Interfejs stanowi nakładkę umożliwiającą zadawanie zapytań do wielu instalacji OPAC WWW. Istotnym elementem nowej multiwyszukiwarki będzie możliwość wzajemnej wymiany danych pomiędzy instalacjami systemu PROLIB z poziomu OPAC WWW i MULTIOPAC WWW.

PROTOKÓŁ Z 39.50

Moduł służący do udostępniania danych systemu PROLIB (np. w katalogu KARO) oraz przeszukiwania baz systemów udostępniających dane zgodnie ze standardem Z39.50:1995 (ISO 10163) i pobierania tych danych do systemu PROLIB (np. z katalogu NUKAT). Zapewnia on komunikację dwustronną w trybie klient / serwer pomiędzy różnorodnymi systemami i platformami sprzętowymi. Jego podstawowa funkcja to zdalne zadawanie pytań do baz informacyjnych oraz odbieranie i przetwarzanie odpowiedzi.

MODUŁ KATALOGOWANIA DOKUMENTÓW SPECJALNYCH

System PROLIB został rozbudowany o moduły umożliwiające obsługę (opracowanie i wyszukiwanie) następujących typów dokumentów: stare druki, druki muzyczne, dokumenty elektroniczne, dokumenty kartograficzne, dokumenty techniczno-handlowe, dokumenty dźwiękowe, filmy, normy.

 

Opracowali: Andrzej Gawroński i Grzegorz Kaczmarski na podstawie internetowego serwisu firmy MAX ELEKTRONIK